Specjalna Strefa Ekonomiczna
Małej Przedsiębiorczości S.A.
TEKST — na podstawie Uchwały Nr 09/Z/12 Zarządu SSEMP S.A. z dnia 23.01.2012 r.
ZASADY WYBORU WYKONAWCÓW ROBÓT I USŁUG,
DOSTAWCÓW WYROBÓW ORAZ TRYBU ZAWIERANIA UMÓW
NA RZECZ SSEMP S.A.
Ilekroć w Zasadach jest mowa o:
1. Zasadach - należy przez to rozumieć obowiązujące „Zasady wyboru wykonawców robót
i usług, dostawców wyrobów oraz trybu zawierania umów na rzecz SSEMP S.A."
2. Zarządzie - należy przez to rozumieć Zarząd SSEMP S.A. w Kamiennej Górze.
3. Prezes Zarządu — należy przez to rozumieć, że jest to Prezes Zarządu SSEMP S.A.
4. Członku Zarządu — należy przez to rozumieć, że jest to Prezes Zarządu albo Członek
Zarządu SSEMP S.A.
5. Właściwym merytorycznie pracowniku - należy przez to rozumieć, że jest to pracownik
Działu Inwestycji (DI).
6. Właściwej merytorycznie komórce — należy przez to rozumieć Dział Inwestycji (DI).
7. Zamawiającym — należy przez to rozumieć Specjalną Strefę Ekonomiczną Małej
Przedsiębiorczości S.A. (SSEMP S.A. ).
8. Właściwej stronie internetowej — należy przez to rozumieć stronę internetową Specjalnej
Strefy Ekonomicznej Małej Przedsiębiorczości S.A.
Część I. Zasady wyboru wykonawców robót i usług oraz dostawców wyrobów
o wartości powyżej szacowanej wartości 40.000 zł dla danego zakresu
rzeczowego.
581
1. Wprowadza się do stosowania w procedurze wyboru wykonawców robót i usług
oraz dostawców wyrobów, niżej wymienione tryby wyboru:
a) przetarg nieograniczony,
b) przetarg ograniczony,
c) negocjacje z zachowaniem konkurencji,
d) zapytanie ofertowe o cenę,
e) zamówienie z wolnej ręki.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy/dostawcy, którzy spełniają
warunki, dotyczące:
a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
b) posiadania niezbędną wiedzy i doświadczenia oraz dysponują potencjałem technicznym
i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia,
c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
d) nie zalegają z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne
i zdrowotne z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie,
odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania
decyzji właściwego organu,
e) nie są w stanie likwidacji lub upadłości za wyjątkiem Wykonawców, którzy po ogłoszeniu
upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu jeżeli układ
przewiduje zaspokojenie wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.
2
3. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu przetargowym
wykonawca/dostawca jest zobowiązany do złożenia dokumentów i oświadczeń określonych
w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) lub w treści zapytania ofertowego
o cenę.
4. Warunki udziału określone w SIWZ lub w treści zapytania, jakie musi spełniać wykonawca
ubiegający się o udzielenie zamówienia nie mogą być określone w sposób, który mógłby
utrudnić uczciwą konkurencję.
5. Kryteriami oceny są kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności
cena, jakość, funkcjonalność, parametry techniczne i technologiczne, zastosowanie
najlepszych dostępnych technik w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji,
serwis, gwarancja, doświadczenie poparte referencjami oraz termin wykonania zamówienia.
6. O udzielenie zamówienia w jednym postępowaniu, w trybie określonym w § 1 ust.1 lit. b),
c) oraz d), nie mogą ubiegać się równocześnie (jako konkurenci) wykonawcy/dostawcy
powiązani ze sobą w sytuacji podmiotu dominującego lub podmiotu zależnego. W przypadku
stwierdzenia powiązania (o którym mowa w poprzednim zdaniu), wszyscy powiązani oferenci
ubiegający się o to same zamówienie (jako konkurenci) zostaną wykluczeni z dalszego
postępowania.
7. Zamawiający może unieważnić postępowanie bez udzielenia zamówienia, jeżeli:
a) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą
Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający
może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania
lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było
wcześniej przewidzieć,
d) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie
niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia.
8. Zamawiający może zamknąć postępowanie o udzielenie zamówienia, bez dokonania
wyboru którejkolwiek z ofert, jeżeli:
a) istnieje podejrzenie zmowy cenowej Wykonawców ubiegających się o udzielenie
zamówienia,
b) została złożona jedna oferta niepodlegająca odrzuceniu,
c) udzielenie zamówienia nie jest możliwe w związku z brakiem rozstrzygnięcia
postępowania na wykonanie robót budowlanych (udzielenie zamówienia na nadzór
autorski, inwestorski itp.).
8.1 Zamawiający może zamknąć postępowanie na każdym jego etapie, bez dokonania
wyboru którejkolwiek z ofert oraz bez podania przyczyny.
9. O unieważnieniu, zamknięciu postępowania o udzielenie zamówienia, bez dokonania
wyboru którejkolwiek z ofert, i o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający
zawiadamia wszystkich Wykonawców poprzez zamieszczenie informacji na właściwej
stronie internetowej.
§ 2
Przetarg nieograniczony
1. Przetarg nieograniczony jest trybem wyboru wykonawców /dostawców robót/usług
oraz dostawców wyrobów dla zadań o szacowanej wartości robót/usług/wyrobów powyżej
130 000 zł, przy czym dopuszcza się również jego zastosowanie w przypadku zamówień
o niższych szacunkowych wartościach.
2. Przedmiot zadania nie może być dzielony na części, powodując tym samym rezygnację
z postępowania w trybie przetargu nieograniczonego.
3. Za podział zadania nie uważa się:
3
• realizację poszczególnych projektów inwestycyjnych ujętych w planie nakładów na zakup
i budowę środków trwałych,
• wydzielenie z zadania lub wyżej wymienionych projektów, wykonania stosownej
dokumentacji, prac projektowych oraz analiz i ekspertyz niezbędnych do realizacji zadania.
4. Komisja przetargowa zaprasza do udziału w przetargu nieograniczonym, zamieszczając
ogłoszenie na stronie internetowej SSEMP S.A. i opcjonalnie ogłoszenie w prasie o zasięgu
lokalnym lub regionalnym. Ogłoszenie może być zamieszczone wraz z SIWZ. Decyzja w tej
sprawie należy do Komisji przetargowej.
5. W przetargu nieograniczonym oferenci zobowiązani są do wpłacenia wadium w wysokości
od 0 - 10% szacowanej wartości netto zamówienia lub ustanowienia zabezpieczenia
odpowiadającego wysokości wadium. Kwotę wadium dla poszczególnych zadań ustala
Komisja przetargowa.
6. W przypadku otrzymania mniej niż dwóch ofert Komisja może zamknąć przetarg
nieograniczony, bez dokonania wyboru którejkolwiek z ofert, poinformować o tym fakcie
oferenta, który złożył ofertę i wszcząć kolejne postępowanie w trybie przetargu
nieograniczonego
albo
rozpocząć
procedurę
przetargu
ograniczonego,
zapraszając
do postępowania m.in. Wykonawcę, który złożył ofertę w zamkniętym przetargu
nieograniczonym. Natomiast w przypadku zamknięcia postępowań przetargowych dla zadań
o wartości mieszczącej się w przedziale 40.000 – 130.000 zł dopuszcza się wszczęcie
postępowania w trybie zapytania ofertowego ocenę.
7. Jeżeli przetarg nieograniczony zostanie zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert,
Komisja zobowiązana jest do sporządzenia Protokołu zamknięcia (Załącznik Nr 8)
i niezwłocznego poinformowania o tym fakcie wszystkich oferentów.
8. W przetargu nieograniczonym oferty mogą złożyć wszyscy zainteresowani przedsiębiorcy
spełniający warunki § 1 ust.2.
9. Na każdym etapie postępowania Komisja może zamknąć przetarg nieograniczony,
bez podania przyczyny i poinformować o tym fakcie poprzez zamieszczenie informacji na
właściwej stronie internetowej.
§ 3
Przetarg ograniczony
1. Przetarg ograniczony jest podstawowym i preferowanym trybem wyboru wykonawców
/dostawców robót/usług oraz dostawców wyrobów, których krąg jest ograniczony ze względu
na specjalistyczny charakter przedmiotu zamówienia lub specjalne uprawnienia wymagane
od wykonawców/dostawców przez prawo.
2. Zamawiający zaprasza do udziału w przetargu ograniczonym, poprzez skierowanie
Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ).
3. W przetargu ograniczonym oferenci zobowiązani są do wpłacenia wadium w wysokości
od 0% - 10% szacowanej wartości netto zamówienia lub ustanowienia zabezpieczenia
odpowiadającego wysokości wadium. Kwotę wadium dla poszczególnych zadań ustala
Komisja.
4. W przypadku otrzymania mniej niż dwóch ofert Komisja może zamknąć przetarg
ograniczony, poinformować o tym fakcie na właściwej stronie internetowej i wszcząć kolejny
przetarg ograniczony albo rozpocząć postępowanie w trybie negocjacji z zachowaniem
konkurencji.
5. Jeżeli przetarg ograniczony zostanie zamknięty/unieważniony bez wybrania którejkolwiek
z ofert, Komisja zobowiązana jest do sporządzenia Protokołu zamknięcia/unieważnienia
(Załącznik Nr 8) i niezwłocznego poinformowania o tym fakcie wszystkich oferentów.
6. W przetargu ograniczonym oferty mogą złożyć zaproszeni przedsiębiorcy spełniający
warunki §1 ust.2.
7. Na każdym etapie postępowania Komisja może zamknąć przetarg ograniczony, bez
podania przyczyny i poinformować o tym fakcie poprzez zamieszczenie informacji na
właściwej stronie internetowej.
4
§ 4
Negocjacje z zachowaniem konkurencji
1. Negocjacje z zachowaniem konkurencji to tryb udzielenia zamówienia, w którym
zamawiający zaprasza wybranych oferentów do złożenia wstępnej oferty, w miarę możliwości
bez podawania ceny i prowadzi z nimi negocjacje odnośnie przedmiotu zamówienia (co
najmniej do takiego stopnia, który umożliwia porównywalność ofert), a następnie zaprasza
ich do składania ostatecznych ofert pisemnych. Ostateczna oferta pisemna, w tym ostateczna
cena/wynagrodzenie, winna być złożona przez oferentów w zamkniętych kopertach i otwarta
przez Komisję po zakończeniu negocjacji ze wszystkimi oferentami biorącymi udział w
postępowaniu. Negocjacje są prowadzone z każdym oferentem osobno, o ile nie zachodzi
konieczność łącznego prowadzenia negocjacji.
2. Komisja zaprasza potencjalnych oferentów, w liczbie, która zapewni konkurencję i wybór
najkorzystniejszej oferty, nie mniejszej jednak niż 5-ciu, chyba że, ze względu na
specjalistyczny charakter zamówienia jest mniejsza liczba niż 5-ciu wykonawców mogących
je wykonać, ale większa niż 1.
3. Komisja prowadzi negocjacje w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu
zamówienia oraz warunków umowy dotyczącej przedmiotu zamówienia.
4. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody
drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami.
5. Po zakończeniu negocjacji Komisja może doprecyzować lub uzupełnić specyfikację
istotnych warunków zamówienia wyłącznie w zakresie, w jakim była ona przedmiotem
negocjacji. W przypadku dokonania zmian w SIWZ po negocjacjach, Komisja przekazuje
potencjalnym oferentom, specyfikację istotnych warunków zamówienia wraz z zaproszeniem
do złożenia oferty ostatecznej lub zamieszcza ją na stronie internetowej, jeżeli specyfikacja
jest udostępniana na stronie Zamawiającego.
6. Wszelkie informacje odnośnie wymagań, wyjaśnienia, a także dokumenty związane
z negocjacjami, dostarczane są zaproszonym oferentom na równych zasadach.
7. Po negocjacjach Komisja wyznacza termin złożenia ostatecznych ofert.
8. Tryb negocjacji z zachowaniem konkurencji może być zastosowany, gdy zachodzą
następujące okoliczności:
a) w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu
ograniczonego wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie
zostały zmienione,
b) w sytuacjach, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi
ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny,
c) nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych robót, usług, dostaw w taki
sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego
lub przetargu ograniczonego.
9. Na każdym etapie postępowania Komisja może zamknąć postępowanie w trybie negocjacji
z zachowaniem konkurencji bez podania przyczyny i poinformować o tym fakcie wszystkich
oferentów.
§ 5
Zapytanie ofertowe o cenę
1. Zapytanie o cenę to podstawowy i preferowany tryb udzielenia zamówienia, stosowany,
gdy przedmiotem zamówienia są roboty, dostawy wyrobów lub usług, których szacowana
wartość nie przekracza kwoty 130.000 zł
2. Zamawiający zaprasza do złożenia oferty poprzez skierowanie zapytania ofertowego
do co najmniej dwóch wykonawców/ dostawców albo zamieszczenie zapytania na właściwej
stronie internetowej Zamawiającego. Zaproszenie do składania ofert może być wysłane
faxem lub mailem.
3. Wraz z zapytaniem ofertowym Zamawiający przesyła informacje dotyczące:
-
opisu przedmiotu zamówienia,
5
-
terminu wykonania zamówienia,
-
terminu i miejsca składania ofert,
-
terminu związania ofertą,
-
opisu kryteriów, którymi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty
najkorzystniejszej,
-
dokumentów lub oświadczeń, które należy złożyć wraz z ofertą.
4. Każdy z dostawców/wykonawców składając ofertę może zaproponować tylko jedną cenę
i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się negocjacji w sprawie ceny (dopuszcza się oferty
złożone faxem lub e-mailem).
5. Wobec braku możliwości dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to,
że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa oferentów, którzy
złożyli te oferty, do złożenia ofert dodatkowych.
6. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy/dostawcy, który zaoferował najniższą cenę.
7. Udzielenie zamówienia nie warunkuje się złożeniem co najmniej dwóch ofert
niepodlegających odrzuceniu.
8. W przypadku zamieszczenia zapytania ofertowego na właściwej stronie internetowej
Zamawiającego, informację o wyborze oferty najkorzystniejszej również publikuje się
na stronie.
9. W przypadku zamówień na roboty/usługi/wyroby o szczególnym charakterze, w tym
na prace przedprojektowe, projektowe i nadzory, wymagające opisu przedmiotu zamówienia
w sposób jednoznaczny i wyczerpujący z uwzględnieniem ustalenia praw i obowiązków
Zamawiającego i Wykonawcy dopuszcza się odstąpienie od udzielenia zamówienia
na podstawie uproszczonej procedury, o której mowa w § 12 niniejszych zasad oraz zawarcie
właściwej umowy odpowiadającej specyfice i charakterze zamówienia.
§ 6
Zamówienie z wolnej ręki
1. Zamówienie z wolnej ręki dotyczy postępowania, w którym Zamawiający udziela
zamówienia po negocjacjach tylko z jednym dostawcą lub wykonawcą.
2. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, gdy wystąpi co najmniej jedna
z następujących okoliczności:
a) ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie
Zamawiającego, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia albo ze względu
na szczególny rodzaj robót, usług lub dostaw można je uzyskać tylko od jednego wykonawcy
po rzetelnym rozpoznaniu rynku wykonawców/dostawców,
b) w uprzednio prowadzonych postępowaniach, z których co najmniej jedno było
prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, nie zostały
złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność
z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny
sposób zmienione,
c) udziela się temu samemu wykonawcy zamówienia w ramach realizowanej umowy,
w sytuacji, gdy aneks do umowy nie zmienia ceny zadania lub cen jednostkowych wartości
zadania,
d) wykonanie zamówienia powierza się Wykonawcy już realizującemu roboty, usługi,
dostawy na rzecz SSEMP S.A. w ramach obowiązujących umów/zleceń, co jest uzasadnione
przyczynami technicznymi lub organizacyjnymi bądź ochroną praw wyłącznych,
e) w przypadku udzielenia dotychczasowemu wykonawcy/dostawcy usług lub robót
budowlanych
zamówień
dodatkowych,
nieobjętych
zamówieniem
podstawowym
i nieprzekraczających łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego
6
prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji
niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli:
- z przyczyn technicznych lub organizacyjnych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić
od zamówienia podstawowego ponieważ zachodzi konieczność zachowania tych samych
norm, parametrów, standardów i warunków gwarancji,
- z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego
od zamówienia
podstawowego
wymagałoby
poniesienia
niewspółmiernie
wysokich
kosztów,
- należyte wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia
dodatkowego,
f) w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego,
dotychczasowemu wykonawcy/dostawcy usług lub robót budowlanych zamówień
uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego
i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie
podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego,
a zamówienie
uzupełniające
było
przewidziane
w
ogłoszeniu
o
zamówieniu
dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego,
g) w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego,
dotychczasowemu wykonawcy/dostawcy, zamówień uzupełniających, stanowiących
nie więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego i polegających na rozszerzeniu
dostawy, jeżeli zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy
o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną
lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i dozorze, jeżeli
zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego
lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu
dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego,
h) możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach
w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym
albo upadłościowym,
i) wprowadzenie w trakcie realizacji zamówienia, za zgodą Projektanta i Zamawiającego,
zmian do założeń projektowych, zwiększających efektywność jego wykonania w zakresie
parametrów funkcjonalnych i użytkowych, przy jednoczesnym dopuszczeniu robót
dodatkowych/uzupełniających o wartości nieprzekraczającej łącznie 10 % wartości
zamówienia podstawowego,
j) dokonuje się zamówienia na wyspecjalizowane prace badawcze, prace projektowe
oraz prace z zakresu działalności twórczej.
W sytuacjach szczególnych Komisja może zwiększyć procentowy wolumen zamówień
dodatkowych
o
kolejne
10%,
zwiększenie
wymaga
szczegółowego
uzasadnienia
i zatwierdzenia przez Zarząd.
§ 7
Wszczęcie procedury i powołanie komisji
1. Pracownik
właściwej
merytorycznie
komórki
przeprowadza
wstępną
procedurę
zmierzającą do oceny charakteru przedsięwzięcia.
2. Po dokonaniu przez właściwą merytorycznie komórkę wstępnej oceny charakteru
przedsięwzięcia Prezes Zarządu SSEMP S.A. powołuje zarządzeniem (Załącznik nr 1) Komisję
Przetargową składającą się z co najmniej trzech osób.
§ 8
Zadania i tryb pracy komisji
1. Niezwłocznie po powołaniu zarządzeniem Komisji Przetargowej (Załącznik nr 1),
Przewodniczący Komisji organizuje spotkanie Komisji Przetargowej, na którym Komisja
sporządza, odpowiednio według zapisów określonych w § 9, specyfikację istotnych
7
warunków
zamówienia
(SIWZ),
która
może
stanowić
załącznik
do
ogłoszenia
o postępowaniu.
2. Sporządzona
specyfikacja
istotnych
warunków
zamówienia
stanowi
podstawę
do ogłoszenia, o którym mowa w § 2 ust. 4 celem zamieszczenia na właściwej stronie
internetowej i opcjonalnie w prasie lokalnej albo regionalnej.
3. Komisja
Przetargowa
lub
członek
Komisji
Przetargowej
dla
zagwarantowania
bezstronności ocen, występuje do Prezesa Zarządu, który powołał zarządzeniem Komisję
Przetargową o wykluczenie ze składu Komisji osób, które mogą budzić uzasadnione
wątpliwości, co do ich bezstronności.
/Załącznik nr 2/ określa brzmienie klauzuli o bezstronności członków Komisji. W przetargu
nieograniczonym komisja wypełnia Załącznik nr 2 na posiedzeniu na którym dokonuje
otwarcia ofert przed ich otwarciem.
4. W szczególnych wypadkach Komisja ma także możliwość rezygnacji z dokonywania oceny
wiarygodności ekonomicznej dostawców w ramach realizacji dostaw powszechnie dostępnych
o ustalonych standardach jakościowych, których wartość nie przekracza jednorazowo
130 000 zł., a których całkowita płatność wynagrodzenia następuje po odbiorze danej
dostawy. W takich przypadkach wystarczające jest uzyskanie odpowiedniego dokumentu
potwierdzającego wpis do właściwego rejestru albo ewidencji oraz dokumentu określającego
numer rachunku bankowego dostawcy. W takich przypadkach nie stosuje się wymogu
szczegółowego uzasadnienia, o którym mowa w § 9 ust. 3.3. „Zasad”.
5. W ogłoszeniu dotyczącym zamówienia i w SIWZ oraz w zaproszeniu do złożenia oferty,
bezwzględnie winien znaleźć się zapis, iż Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia
przetargu bez wybrania którejkolwiek z ofert bez podania przyczyny na każdym etapie
postępowania.
6. W ogłoszeniu przetargowym dotyczącym zamówienia i w SIWZ bezwzględnie winien się
znaleźć zapis, iż Zamawiający zastrzega sobie prawo wykluczenia z przetargu i odrzucenia
z przyczyn formalnych w kolejnych przetargach tych oferentów, którzy złożą oświadczenia
lub podadzą informacje niezgodne ze stanem faktycznym.
7. Przewodniczący Komisji dokumentuje osobnym protokołem każdy etap postępowania
wyboru w tym każde posiedzenie komisji i czynności przez nią podejmowane (protokół z
otwarcia ofert, z wyboru Wykonawcy/dostawcy, zamknięcia/unieważnienia procedury wyboru
Wykonawcy/dostawcy). Przewodniczący gromadzi i przechowuje całą dokumentację
związaną z prowadzonym postępowaniem.
§ 9
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia
1. Warunkiem podjęcia decyzji o ogłoszeniu przetargu jest wcześniejsze ustalenie przez
wnioskującą komórkę merytoryczną, projektu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia
(SIWZ), a w przypadku robót inwestycyjnych i remontowych, posiadanie także właściwej dla
danego zagadnienia dokumentacji. Powyższy wymóg posiadania właściwej dokumentacji nie
dotyczy realizacji zadań „pod klucz”, w których wykonawca opracowuje dokumentacje
projektową i na tej podstawie realizuje dane zadanie.
2. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) oraz dokumentacja do niej
załączona, nie powinna zawierać:
- wskazania wykonawcy /dostawcy,
- opisu przedmiotu zamówienia preferującego oferenta,
- opisu przedmiotu zamówienia preferującego producenta,
- warunków ograniczających krąg potencjalnych oferentów,
- warunków ograniczających konkurencję rynkową,
- warunków ograniczających równy udział w postępowaniu przetargowym
8
Powyższe nie dotyczy dokumentacji projektowej, w której projektant ujął już konkretne
rozwiązania techniczne.
3. SIWZ zawierać powinna:
1) nazwę oraz adres zamawiającego,
2) tryb udzielenia zamówienia,
3) opis przedmiotu zamówienia,
4) termin wykonania zamówienia,
5) opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania
tych warunków,
6) wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu
potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu,
7) informacje
o
sposobie
porozumiewania
się
Zamawiającego
z
Wykonawcami
oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych
do porozumiewania się z Wykonawcami,
8) wymagania dotyczące wadium,
9) termin związania ofertą,
10) opis sposobu przygotowywania ofert,
11) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
12) opis sposobu obliczenia ceny,
13) opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty,
wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert,
14) informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu
zawarcia umowy w sprawie zamówienia,
15) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
16) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej
umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli Zamawiający wymaga
od Wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia na takich warunkach.
4. Wykaz dokumentów i oświadczeń, na podstawie których będzie dokonywana ocena
wiarygodności oferenta, powinien obejmować:
a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie
do ewidencji działalności gospodarczej, lub inny równoważny dokument, jeżeli odrębne
przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności
gospodarczej – wystawione/ wygenerowane w formie dokumentu elektronicznego nie
wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
b) dokumenty
potwierdzające
należyte
wykonanie
zamówienia
/potwierdzenia
należytego wykonania, referencje/,
c) oświadczenie o posiadaniu stosownych uprawnień i kwalifikacji, o dysponowaniu
potencjałem technicznym, w przypadku wykonywania robót budowlanych i usług
oraz kopie dokumentów potwierdzających powyższe,
d) jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentów, o których mowa w lit. a) i pkt 5 ppkt 1),
może złożyć dokumenty rodzajowo im odpowiadające wystawione w sposób właściwie
przyjęty w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.
e) dokumenty lub oświadczenia inne niż określone powyżej potwierdzające spełnianie
warunków udziału w postępowaniu, jeżeli jest to niezbędne do oceny spełniania
przez Wykonawców tych warunków.
5. SIWZ może zawierać także:
1) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego
oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia
Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem
podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub zaświadczenia,
że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych
9
płatności lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu. Dokumenty
powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania
ofert
2) określenie wymagań technicznych i organizacyjnych dotyczących przedmiotu
zamówienia, podanych za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych, w
miarę możliwości przy zastosowaniu polskich norm przenoszących normy europejskie.
Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą
konkurencję. W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi, roboty spełniają
wymagania, o których mowa w niniejszym punkcie, Zamawiający może żądać w
szczególności:
a) próbek, opisów lub fotografii przedmiotu zamówienia,
b) zaświadczenia
podmiotu
uprawnionego
do
kontroli
jakości
potwierdzającego,
że dostarczone
produkty
odpowiadają
określonym
normom
lub
specyfikacjom
technicznym,
c) zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań
Wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli Zamawiający odwołuje się do systemów
zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich,
d) innych dokumentów niż określone powyżej potwierdzających, że przedmiot zamówienia
odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego.
3) kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej,
4) informację o możliwości składania ofert częściowych i wariantowych, bądź braku takiej
możliwości,
5) ustalenie miejsca dostawy towaru, świadczenia usługi oraz strony wnoszącej opłaty
celnograniczne i opłaty ubezpieczeniowe jeżeli występują,
6) określenie terminu ważności gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych składanych
jako wadium – oczekiwany okres ważności powinien wynosić co najmniej 90 dni licząc od
dnia składania oferty,
7) podanie pożądanego lub wymaganego terminu wykonania zamówienia,
8) klauzulę o braku możliwości waloryzacji cen w okresie trwania umowy, w szczególnych
przypadkach określenie warunków sposobu waloryzacji ceny za wykonanie przedmiotu
zamówienia - odnoszących się do zewnętrznych obiektywnych warunków (np. wskaźnik
inflacji ogłoszony przez GUS, wskaźników wzrostu lub spadku cen surowców, etc.),
9) informację, że oferta musi być sporządzona w języku polskim,
10) określenie terminu i warunków płatności,
11) formę, zakres i termin obowiązywania gwarancji na wykonywane zamówienie;
12) informację, że Zamawiający ma prawo zastrzec, która część zamówienia nie może
zostać powierzona podwykonawcy,
13) informację, że Wykonawca winien wskazać część zamówienia, wykonanie której
zamierza powierzyć osobie trzeciej, jeżeli zamawiający dopuszcza taką możliwość,
14) informację, że do zawarcia umowy dojdzie po uzgodnieniu wszystkich jej
postanowień, a forma pisemna umowy jest zastrzeżona pod rygorem nieważności.
15) wskazanie, że do oferty należy dołączyć:
- oświadczenie o zapoznaniu się z Ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie
informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228) oraz o stosowaniu przepisów
przedmiotowej Ustawy w odniesieniu do wszelkich informacji uzyskanych w trakcie
postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z postanowieniami art.65 - jeżeli jest to
wymagane charakterem umowy,
- oświadczenie, że należności wynikające z umowy, w tym odszkodowawcze i odsetkowe
nie mogą być przedmiotem obrotu (cesja, sprzedaż) zgodnie z art. 509 KC bez zgody
Zamawiającego,
10
- potwierdzenie dokonania ustanowienia wadium, które w przypadku wniesienia
w pieniądzu będzie uznane przez Zamawiającego za wniesione prawidłowo tylko
po wpłynięciu żądanej kwoty na wskazane konto w terminie podanym w SIWZ,
- oświadczenie, że Wykonawca nie będzie zlecał wykonania całości lub części przedmiotu
zamówienia osobie trzeciej (dotyczy przypadków gdy SIWZ nie przewiduje realizacji
zamówienia przez osobę trzecią) bez zgody Zamawiającego,
- oświadczenie, że oferowany przedmiot zamówienia jest wolny od wad prawnych i praw
majątkowych osób trzecich,
- oświadczenie o gotowości zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli takie
zabezpieczenie było ujęte w ogłoszeniu lub zaproszeniu do udziału w postępowaniu.
6. Wszystkie dokumenty składane przez wykonawcę powinny być składane w formie
oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub przez
osoby upoważnione do jego reprezentowania.
7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach ostateczny zakres SIWZ może być
ukształtowany niezależnie od wymagań określonych w § 9 ust. 3. oraz zaleceń określonych
w § 9 ust. 3.1. Decyzja w sprawie odstąpienia od wymagań określonych w § 9 ust. 3 należy
do Komisji i wymaga uzasadnienia w prowadzonej dokumentacji dotyczącej przetargu
lub akcji ofertowej danego zadania.”
§ 10
Wybór oferty
1. Oferty składane przez oferentów przechowuje Dział Inwestycji do dnia ich otwarcia, które
powinno rozpocząć się w terminie do 30 minut od wyznaczonego terminu składania ofert.
2. Otwarcie ofert następuje na posiedzeniu Komisji i jest jawne w części związanej z samym
ich otwarciem (bez odczytania ich treści oraz okazania ich zawartości).
3. Zamawiający wzywa Wykonawcę, który:
a) w określonym terminie złożył ofertę najkorzystniejszą cenowo, przy czym nie złożył
wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, stanowiących załączniki
do SIWZ lub złożone przez niego oświadczenia lub dokumenty są niepełne, zawierają
błędy, nieścisłości lub inne pomyłki,
b) który nie złożyli pełnomocnictw, albo który złożył wymagane przez Zamawiającego
oświadczenia i dokumenty, zawierające błędy lub nieścisłości,
c) którzy złożył wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie,
chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby
unieważnienie postępowania.
3.1. Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać
spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem ppkt 3.2
oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań
określonych przez Zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania
ofert.
3.2. Uzupełnieniu nie podlegają warunki udziału w postępowaniu dotyczące doświadczenia
Wykonawcy, posiadanego odpowiedniego potencjału technicznego, w tym osób zdolnych
do wykonania zamówienia.
4. Wezwanie, o którym mowa w pkt 3 może być wysłane do Wykonawców w formie
pisemnej pocztą, faxem lub e-mailem i w takich też formach dokumenty lub oświadczenia
mogą być złożone przez Wykonawców.
5. Komisja odrzuca ofertę ze względów formalnych, gdy:
a) treść oferty nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
b) złożenie oferty stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji,
c) oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
11
d) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu
lub niezaproszonego do składania ofert,
e) Wykonawca w wymaganym terminie, licząc od dnia otrzymania wezwania /Załącznik nr 9/
nie poprawił lub nie uzupełnił oferty w kwestii wymagań dostarczenia określonych
dokumentów i oświadczeń na podstawie, których będzie dokonywana ocena wiarygodności
oferenta,
f) wystąpi zdarzenie opisane w § 1 ust. 7.
6. W przypadku odrzucenia oferty, z przyczyn , o których mowa w pkt 5 lit. e) Zamawiający
wzywa do uzupełnienia oferty Wykonawcę, który złożył kolejną ofertę najkorzystniejszą
cenowo.
6.1. Nie wzywa się wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu,
do uzupełnienia dokumentów i oświadczeń, w przypadku gdy z treści tych ofert wynika
w sposób oczywisty, że mimo ich uzupełnienia oferty Wykonawców nie zostaną wybrane
do realizacji zamówienia.
7.
Komisja
Przetargowa
ma
obowiązek
uzasadnienia
w
„Protokole
z
wyboru
wykonawcy/dostawcy przyczyn odrzucenia ofert z postępowania.
8. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może poprawić w ofercie:
- oczywiste omyłki pisarskie,
- oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych
dokonanych poprawek,
- inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków
zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.
9. W przetargu nieograniczonym oraz ograniczonym Komisja wybiera tylko jednego oferenta
(który złożył najkorzystniejszą ofertę) do ewentualnych dalszych negocjacji. Wyniki
negocjacji powinny być opisane w protokole z negocjacji (załącznik nr 7).
10. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy
w sprawie zamówienia lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania
umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert
bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki
unieważnienia bądź zamknięcia postępowania.
11. Komisja Przetargowa może ponadto przeprowadzić negocjacje warunków handlowych
z oferentami w następujących trybach: negocjacje z zachowaniem konkurencji i zamówienie
z wolnej ręki.
12. Wynegocjowane warunki handlowe powinny być potwierdzone pisemnie przez oferenta,
np. w protokole, którego jest stroną lub w nowej ofercie.
13. Po przeprowadzeniu negocjacji Komisja sporządza Protokół z negocjacji warunków
handlowych (załącznik nr 7) i przedkłada go do zatwierdzenia Zarządowi.
14. Warunki finansowe i techniczne zawarte w zatwierdzonym Protokole muszą być
uwzględnione w podpisanych umowach.
15. Dla zadań o wartości przekraczającej 130 000 zł Protokół z wyboru wykonawcy/dostawcy
podlega zatwierdzeniu przez drugiego Członka Zarząd.
15.1. Protokół lub kolejne Protokoły z negocjacji warunków handlowych powodujące łączny
wzrost wartości zadań, o których mowa w punkcie 11, o więcej niż 10 % wymaga również
akceptacji całego Zarządu.
15.2. Protokół lub kolejne Protokoły z uzgodnień warunków aneksu lub negocjacji warunków
handlowych powodujące przekroczenie łącznej wartości zadań ponad 130 000 zł wymaga
akceptacji Zarządu.
16. Na podstawie zatwierdzonego Protokołu z wyboru wykonawcy/dostawcy (załącznik nr 4)
Przewodniczący Komisji sporządza pismo informujące oferenta o wygranym postępowaniu
ofertowym/przetargowym oraz sporządza pisma z podziękowaniem za udział w postępowaniu
przetargowym, które są kierowane do pozostałych oferentów.
12
§ 11
Procedura związana z usuwaniem awarii
1. Wybór wykonawców robót/usług i dostawców wyrobów związanych z koniecznością
usunięcia awarii podlega pracownikowi Działu Inwestycji przy akceptacji jednego Członka
Zarządu.
2. Nie jest wymagane stosowanie trybów wyboru opisanych w §1 ust.1 „Zasad….".
§ 12
Część II. Zasady wyboru wykonawców robót i usług oraz dostawców wyrobów
o szacowanej wartości nie wyższej niż 40.000 zł dla danego zakresu rzeczowego:
Zlecenia
1. Pracownik właściwej merytorycznie komórki przeprowadza następującą procedurę:
a) ustala zakres rzeczowy zadania,
b) ustala źródło finansowania,
c) przeprowadza badanie rynku w zakresie zadania,
d) wskazuje oferentów, od których uzyskuje co najmniej dwie oferty (dopuszcza się oferty
złożone faxem lub e-mailem) i w uzasadnionych przypadkach przeprowadza z nimi
negocjacje handlowe (dopuszcza się formę negocjacji telefonicznych potwierdzonych faxem
lub e-mailem).
2. Pracownik właściwej merytorycznie komórki przygotowuje zlecenie (Załącznik nr 5), które
zawiera co najmniej takie elementy jak:
a) adresata zlecenia,
b) zakres rzeczowy,
c) cenę lub składniki cenotwórcze,
d) warunki i termin płatności,
e) termin realizacji,
f) warunki gwarancji,
g) warunki odbioru,
h) inne warunki właściwe dla danego przedsięwzięcia.
3. Po przeprowadzeniu powyższej procedury, pracownik właściwej merytorycznie komórki
wypełnia „Uzasadnienie wyboru wykonawcy/dostawcy w zakresie robót/usług/ wyrobów o
wartości nie wyższej niż 40.000 zł” (Załącznik Nr 6), zwany dalej Uzasadnieniem.
4. Pracownik właściwej merytorycznie komórki przekazuje do podpisu zlecenie wraz
z uzasadnieniem, o którym mowa wyżej Członkowi Zarządu.
5. Po
podpisaniu
zlecenia
pracownik
właściwej
merytorycznie
komórki
wysyła
do kontrahenta oryginał zlecenia, a kopię zlecenia i pozostawia aa. celem rejestracji
i archiwizacji.
6. Przedmiot robót/usług/wyrobów nie może być dzielony na części nie przekraczające
40.000
zł
i
powodujące
rezygnację
z
postępowania
w
zakresie
wyboru
wykonawców/dostawców, zawartego w części I niniejszych Zasad.
W przypadku udzielenia zamówienia na roboty/usługi/wyroby o szczególnym charakterze,
w tym na prace przedprojektowe i projektowe, bądź wymagające opisu przedmiotu
zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący z uwzględnieniem ustalenia praw
i obowiązków Zamawiającego i Wykonawcy dopuszcza się odstąpienie od przygotowania
zlecenia (Załącznik nr 5) oraz zawarcie właściwej umowy odpowiadającej specyfice
i charakterze przedsięwzięcia.
7. W przypadku zamówień o wartości nieprzekraczającej 40.000 zł dopuszcza się
alternatywnie stosowanie zasad wyboru wykonawców robót i usług, o których mowa w § 5.
13
8. W przypadku zamówień na roboty/usługi/wyroby o szczególnym charakterze, w tym
na prace przedprojektowe, projektowe i nadzory, wymagających opisu przedmiotu
zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący z uwzględnieniem ustalenia praw
i obowiązków Zamawiającego i Wykonawcy dopuszcza się odstąpienie od udzielenia
zamówienia w ramach uproszczonej procedury, o której mowa w § 12 niniejszych Zasad
oraz zawarcie właściwej umowy odpowiadającej specyfice i charakterze przedsięwzięcia.
Część III. Zasady i tryb zawierania umów/ aneksów.
§ 13
1. Komórką odpowiedzialną za opracowanie umowy jest Dział Inwestycji (z zastrzeżeniem
ust. 7 niniejszego paragrafu).
2. Aneksy do umów podlegają tym samym procedurom co umowy, jednak w sytuacji:
a) gdy aneks zmienia: zakres rzeczowy, i / lub cenę zadania to:
- właściwa merytorycznie komórka wypełnia Protokół z uzgodnień warunków aneksu
(załącznik Nr 7), który jest zatwierdzany zgodnie z nową wartością umowy, który jest
zatwierdzany zgodnie z nową wartością umowy,
- nie sporządza się Protokołu wstępnego,
b) gdy aneks do umowy nie zmienia zakresu rzeczowego lub ceny zadania wystarczające jest
sporządzenie właściwego aneksu.
5. Właściwa merytorycznie komórka uzgadnia treść merytoryczną z innymi komórkami,
których umowa/aneks dotyczy
i przekazuje projekt umowy/aneksu do oceny służbom prawnym i ekonomiczno –księgowym.
6. W oparciu o wniesione, uzasadnione zastrzeżenia dokonuje zmian w projekcie
umowy/aneksu.
7. Przedkłada projekt umowy/aneksu do podpisania Zarządowi Spółki.
Część V. Postanowienia końcowe
§ 14
1. Zarząd Spółki ma prawo odstąpić od całości lub części niniejszej procedury z własnej
inicjatywy lub na wniosek Komisji Przetargowej w każdym uzasadnionym przypadku.
2. Zarząd Spółki w uzasadnionych przypadkach może podjąć decyzję o dodatkowych
negocjacjach po rozwiązaniu przetargu nieograniczonego lub ograniczonego z oferentami,
których oferty były najkorzystniejsze lub równoważne. Taką decyzję może podjąć jedynie
Zarząd.
3. Wszystkie osoby uczestniczące w procedurze opisanej w niniejszych Zasadach, ponoszą
odpowiedzialność służbową.
4. W przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości w prowadzonej procedurze
przetargowej, każdy z członków Komisji zobowiązany jest poinformować o stwierdzonym
fakcie Prezesa Zarządu.
5. Każdy Członek Zarządu może spowodować wyciągnięcie konsekwencji służbowych wobec
osób odpowiedzialnych za nieprzestrzeganie procedur opisanych w „Zasadach…..”
oraz złożyć wniosek o wyłączenie lub zawieszenie uczestnictwa pracownika w pracach
Komisji Przetargowych.
6. Niniejsze "Zasady...." nie dotyczą postępowań przetargowych związanych z:
a) zawieraniem umów o nadzór autorski i z wynalazczości oraz zawieraniem umów na prace
badawczo-rozwojowe dofinansowane ze środków Unii Europejskiej lub z krajowych
środków publicznych,
b) zawieraniem umów zlecenia, umów o dzieło zawieranych z osobami fizycznymi nie
prowadzącymi działalności gospodarczej,
14
c) zawieraniem umów o sponsoring, reklamę i promocję,
d) zakupami usług szkoleniowych, materiałów promocyjnych i reklamowych,
e) umów z zakresu usług bankowych,
f) umów z zakresu usług ubezpieczeniowych,
g) dostaw artykułów powszechnego/codziennego użytku na potrzeby biura Spółki (środki
czystości, artykuły biurowe, artykuły spożywcze).
§15
„Zasady…” obowiązują od dnia ich zatwierdzenia przez Zarząd właściwą uchwałą.
Zarząd SSEMP S.A.
15
Wykaz załączników:
ZASAD WYBORU WYKONAWCÓW ROBÓT I USŁUG, DOSTAWCÓW WYROBÓW
ORAZ TRYBU ZAWIERANIA UMÓW NA RZECZ SSEMP S.A.
Załącznik 1
Zarządzenie Prezesa Zarządu SSEMP S.A. w sprawie powołania Komisji
Przetargowej
Załącznik 2
Oświadczenie członków Komisji o bezstronności wobec oferentów
Załącznik 3
Protokół z otwarcia ofert
Załącznik 4
PROTOKÓŁ z wyboru Wykonawcy/dostawcy
Załącznik 5
Zlecenie
dla
wykonawcy/dostawcy
w
zakresie
robót/usług/wyrobów
o szacowanej wartości nie wyższej niż 40 000 zł
Załącznik 6
Uzasadnienie wyboru Wykonawcy/dostawcy z zakresu robót/ usług i wyrobów
o szacowanej wartości nie wyższej niż 40 000 zł
Załącznik 7
PROTOKÓŁ z negocjacji warunków handlowych
Załącznik 8
PROTOKÓŁ zamknięcia/unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy/dostawcy
i negocjacji warunków handlowych
Załącznik 9
Wezwanie do uzupełnienia dokumentów
16
Załącznik nr 1
Zarządzenie Nr …./201…
Prezesa Zarządu
Specjalnej Strefy Ekonomicznej Małej Przedsiębiorczości S.A.
w Kamiennej Górze
z dnia ………………………….
w sprawie powołania Komisji Przetargowej
celem przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w ramach zadania pn.
……………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………….
Na podstawie części I § 7 Zasad wyboru wykonawców robót i usług, dostawców wyrobów
oraz trybu zawierania umów na rzecz SSEMP S.A., powołuję komisję przetargową
w następującym składzie:
1.
………………………………….
-
przewodnicząca/y
2.
………………………………….
-
członek
3.
………………………………….
-
członek
§ 1
1. Komisja jest zobowiązana do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału
w postępowaniu oraz do badania i oceny ofert zgodnie z Zasadami wyboru wykonawców
robót i usług, dostawców wyrobów oraz trybu zawierania umów na rzecz SSEMP S.A.
2. Czynności Komisji mają charakter poufny.
§ 2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
17
Załącznik nr 2
Oświadczenie członków Komisji Przetargowej o bezstronności wobec oferentów
Dotyczy: ….......................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Niniejszym oświadczam, że:
1) nie ubiegam się o udzielenie tego zamówienia,
2) nie pozostaję w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia i nie
jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z oferentem, jego zastępcą
prawnym lub członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych oferentów
ubiegających się o udzielenie zamówienia,
3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania ofertowego nie pozostawałem
w stosunku pracy lub zlecenia z oferentem i nie byłem członkiem organów
zarządzających lub organów nadzorczych oferentów biorących udział w postępowaniu
ofertowym,
4) nie pozostaję z oferentem w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić
uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności,
5) nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo przekupstwa, przestępstwo
przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia
korzyści majątkowych.
Podpisy członków Komisji Przetargowej:
1.
..........................................
2.
..........................................
3.
..........................................
Kamienna Góra, dnia ………………………………….
18
Załącznik nr 3
Protokół z otwarcia ofert
Dotyczy: ……………………………………………………………………………………………………………………….
Dnia ………………. o godzinie …………. Komisja Przetargowa, powołana zarządzeniem Prezesa
Zarządu SSEMP S.A. dnia …………………….. w następującym składzie:
Imię i Nazwisko
Funkcja w Komisji
1. .......................................
.............................
2. .......................................
.............................
3. .......................................
.............................
dokonała w siedzibie Zamawiającego komisyjnego otwarcia ofert w …………………………………
…………………………………… (określić rodzaj procedury udzielenia zamówienia).
W wymaganym terminie do ………………………… do godz. …………. wpłynęło(y) …… ofert(y).
Zbiorcze zestawienie ofert:
Nr
oferty
Nazwa (firma) i adres
Wykonawcy
Data i godzina
złożenia oferty
Cena brutto
oferty
Termin
wykonania
Okres
gwarancji
1.
2.
n.
Na tym Komisja zakończyła część jawną posiedzenia.
Podpisy Komisji Przetargowej
1. ...........................................
2. ...........................................
3. ...........................................
Załącznik:
Oświadczenie członków Komisji o bezstronności wobec oferentów.
19
Załącznik nr 4
Kamienna Góra, dnia .........................
Protokół z wyboru Wykonawcy/dostawcy lub negocjacji warunków handlowych
Dotyczy: .....................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
Komisja Przetargowa w składzie:
Imię i Nazwisko
Funkcja w Komisji
1.
..............................
............................
2.
..............................
............................
3.
..............................
............................
Ustaliła, co następuje:
I. Kryteria oceny ofert:
L.p.
Kryterium oceny ofert
Waga
1.
2.
n
II. Ocena spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu (uwzględnienie
oceny w formie opisowej bądź tabelarycznej jak niżej):
Nr
oferty
Spełnia warunki
Nie spełnia warunków
Uzasadnienie
1.
2.
3.
4.
n
III. Badanie i ocena ofert wg przyjętych kryteriów:
Nr
oferty
Wykonawca
Liczba pkt
1.
2.
3.
4.
n
20
IV. Propozycja wyboru Wykonawcy/dostawcy wraz z uzasadnieniem:
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
V. Wartość zamówienia/dostawy:
VI. Uwagi .......................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
Podpisy Komisji Przetargowej:
1.
.......................................
2.
.......................................
3.
.......................................
ZATWIERDZAM
Załączniki:
1. Oferty.
21
Załącznik nr 5
Zlecenie dla Wykonawcy/dostawcy w zakresie robót/usług/wyrobów o wartości
nie wyższej niż 40.000 zł
SSEMP S.A. zleca,
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
wykonanie …………………………………………………………………………………….................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
1. Zakres rzeczowy obejmie:
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………...………………………………
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
2. Warunki zlecenia:
a) Wynagrodzenie należne Wykonawcy: 00,00 zł (..........). Do wynagrodzenia zostanie
doliczony podatek od towarów i usług VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami w dniu
wystawienia faktury VAT. Wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty realizacji niniejszego
zlecenia, w tym między innymi koszt pracy ludzi, sprzętu oraz koszt materiałów. Wykonawca
bez pisemnej zgody Zamawiającego nie może przenieść swoich wierzytelności powstałych
na mocy niniejszego zlecenia.
b) Warunki odbioru: Zlecenie należy wykonać do dnia………………………… Miejsce i termin
odbioru wyznaczy „Zamawiający.
c) Warunki płatności: Wynagrodzenie należne Wykonawcy za wykonane zlecenie, będzie
płatne przez Zamawiającego, na konto wskazane przez Wykonawcę, w oparciu o prawidłowo
wystawionąy przez Wykonawcę rachunek bądź fakturę VAT w terminie …………dni licząc
od dnia otrzymania rachunku lub faktury. Przez dzień zapłaty rozumie się dzień obciążenia
rachunku Zamawiającego.
d) Warunki gwarancji:
e) Inne warunki właściwe dla danego przedsięwzięcia:
f) Kary za nieterminowe wykonanie zlecenia:
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu 0,5% wartości zlecenia za każdy dzień opóźnienia, licząc
od umownego terminu wykonania nie więcej jednak niż 10% wartości zlecenia.
Informujemy, że SSEMP S.A. jest czynnym podatnikiem podatku VAT posiadającym NIP 614-
14-72-974.
Prosimy o niezwłoczne potwierdzenie przyjęcia zlecenia do realizacji wraz z podaniem
numeru NIP, oświadczeniem o statusie czynnego podatnika podatku VAT oraz podaniem
numeru konta, na które Zamawiający przekaże wynagrodzenie.
22
Załącznik nr 6
Uzasadnienie wyboru Wykonawcy/dostawcy w zakresie robót/usług/wyrobów
o wartości nie wyższej niż 40.000 zł
1. Przedmiot zakupu/dostawy: ..........................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
2. Nazwa i adres wykonawcy/dostawcy: .............................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
3. Źródło finansowania: ....................................................................................................
4. Wartość zakupu/dostawy: .............................................................................................
5. Uzasadnienie wyboru wykonawcy/dostawcy:
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
6. Specjalista właściwej komórki organizacyjnej stwierdza swoją bezstronność w stosunku do
wykonawcy/dostawcy.
Specjalista komórki organizacyjnej
....................................
23
Załącznik nr 7
Protokół z negocjacji warunków handlowych
dla zadania …………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………....................................
I. Komisja w składzie:
Imię i Nazwisko
Funkcja w Komisji
1.
..............................
............................
2.
..............................
............................
3.
..............................
............................
ustaliła co następuje:
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
II. Nowa wartość zamówienia /dostawy: ……………………………………………………………….
Kamienna Góra, dnia ……………………….
Podpisy Komisji Przetargowej:
1. ………………………………..
2. ………………………………..
3. ………………………………..
ZATWIERDZAM:
Załączniki:
1. Oferta / Potwierdzenie wynegocjowanych warunków umowy*.
*
Uzgodnione
bądź
wynegocjowane
warunki
powinny
być
potwierdzone
przez Wykonawcę/dostawcę pisemnie np. w protokole, którego jest stroną lub w nowej
ofercie.
24
Załącznik nr 8
Protokół zamknięcia/unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy/dostawcy
lub negocjacji warunków handlowych
Zadanie pn.
........................................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………....................................
I. Komisja w składzie:
Imię i Nazwisko
Funkcja w Komisji
1. ..............................
.................................
2. ..............................
.................................
3. ..............................
.................................
ustaliła co następuje:
II. Uzasadnienie zakończenia procedury:
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
III. Uwagi .......................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
Kamienna Góra, dnia ..................
Podpisy Komisji Przetargowej
1. ..................................
2. ..................................
3. ..................................
ZATWIERDZAM
25
Załącznik nr 9
Dotyczy: Postępowania
o
udzielenie
zamówienia
w
trybie
…………………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
W E Z W A N I E
do uzupełnienia dokumentów
Specjalna Strefa Ekonomiczna Małej Przedsiębiorczości S.A. z siedzibą w Kamiennej Górze
przy
ul.
Papieża
Jana
Pawła
II
11A
wzywa
……………………………………………………………………………………………………………………………………
do uzupełnienia następujących dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału
w postępowaniu:
1. …………………………………………………………………………………………..
(wskazanie dokumentu/ oświadczenia)
2. …………………………………………………………………………………………..
(wskazanie dokumentu/ oświadczenia)
3. …………………………………………………………………………………………..
(wskazanie dokumentu/ oświadczenia)
Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia do siedziby SSEMP S.A. wyżej wymienionych
dokumentów do dnia ……………………………………… do godz. …………….