Załączniki

SEK_SekretarzMiastaLublin.pdf

Urząd Miasta Lublin LUBLIN 2023 EUROPEJSKA STOLICA MŁODZIEŻY - . Sekretarz Miasta Lublin plac Króla Władysława Łokietka 1, 20-109 Lublin, tel.: +48 81 466 2010, fax: +48 81 466 2011 ePUAP: /UMLublin/SkrytkaESP, e-mail: sekretarz©lublin.eu, www.um.lublin.eu KP-PP-1.1431.292.2021 Lublin, dnia 30 czerwca 2021 r. Pan Szymon Osowski Pani Katarzyna Batko-Tołuć Pani Marzena Błaszczyk członkowie zarządu Sieć Obywatelska Watchdog Polska ul. Ursynowska 22/2, 02-605 Warszawa sprawa-38814Q0fedrowanie.siecobywatelska.pl Szanowni Państwo, w dniu 18 czerwca 2021 r. do Urzędu Miasta Lublin wpłynął wniosek o udostępnienie informacji publicznej o następującej treści: „Część I — oficjalny profil Gminy/Miasta na facebooku 1. Czy gmina prowadzi swój profil na Facebooku? a) tak, b) tak, nawet kilka (jeśli jest kilka profili w tym tematyczne, do odpowiadania na dalsze pytania prosimy wybrać ten profil, który ma charakter ogólny i dotyczy codziennego funkcjonowania urzędu/miasta/gminy) c) nie (prosimy o przejście do pytania nr 10) 2. Jaką rolę ma pełnić profil gminy na Facebooku w Państwa gminie/mieście? (możliwe jest udzielenie kilku odpowiedzi) a) informacyjną (ułatwia trafienie do mieszkańców z informacjami dostępnymi także w BIP lub na stronie internetowej) b) promocyjną (promowanie walorów miasta/gminy na zewnątrz) c) dyskusyjną (pomaga wszystkim mieszkańcom/mieszkankom dyskutować ze sobą o sprawach, które na co dzień dzieją się w gminie/mieście) d) ma ułatwiać codzienny kontakt przedstawicieli urzędu z mieszkańcami/mieszkankami (np. na profilu pojawia się także wójt/burmistrz/prezydent i przedstawia mieszkańcom/mieszkankom swoją działalność, odpowiada na pytania; pojawiają się inni przedstawiciele urzędu, zadawane są mieszkańcom pytania o sprawy gminy itp.) e) Inna, jaką? Nr dokumentu Mdok: 336155/06/2021/W Strona 1 z 6 Urząd Miasta Lublin ją. „A 3. Czy zasady korzystania przez gminę/miasto z Facebooka zostały poprzedzone dyskusją mającą odzwierciedlenie w jakichś dokumentach? Jeśli tak, prosimy o więcej informacji o tym, jakie to dokumenty. 4. Jak wygląda kwestia umieszczania informacji na Facebooku? a) umieszczane są tylko informacje, które znalazły się wcześniej w BIP lub na stronie internetowej urzędu b) Facebook to pierwsze i najszybsze miejsce umieszczania informacji, tam informacje trafiają w pierwszej kolejności c) Na Facebooka przygotowywane są różne treści, niekoniecznie pokrywające się z tym, co na stronie internetowej i w BIP d) Inne, jakie? 5. Czy zasady blokowania i ukrywania komentarzy oraz blokowania użytkowników Facebooka zostały spisane w regulaminie lub innym dokumencie przygotowanym w urzędzie? (nie chodzi o regulamin Facebooka) a) tak b) nie 6. Czy w ciągu ostatnich 12 miesięcy (1 maja 2020 r. - 30 kwietnia 2021 r.) na oficjalnym profilu gminy/miasta zablokowani byli jacyś użytkownicy? a) tak b) nie 6.1. W jakich sytuacjach zablokowany użytkownik zostaje na powrót odblokowany? 7. lle osób jest obecnie (na dzień odpowiedzi na wniosek) zablokowanych na oficjalnym profilu gminy/miasta w tym serwisie? 7.1. Czy są wśród nich użytkownicy, którzy zostali zablokowani po raz kolejny? a) tak b) nie c) nie dotyczy d) Inna sytuacja (jaka?) 8. Czy profil Facebook gminy prowadzą pracownicy urzędu czy zewnętrzny podmiot (osoba/firma)? a) pracownicy urzędu b) podmiot zewnętrzny (osoba/firma) (proszę przejść do pytania 8.2) 8.1. Prosimy o wskazanie stanowisk, na których są zatrudnieni oraz zakresu ich obowiązków związanych z prowadzeniem Facebooka (czy jest to konkretnie opisane czy tylko wskazane, Że prowadzą media społecznościowe?) 8.2 Kto decyduje o zablokowaniu użytkowników na Facebooku? Poniższe pytania dotyczą tylko podmiotów zewnętrznych prowadzących profil. Jeśli prowadzi go pracownik Urzędu, należy przejść do pytania 9. Znak sprawy: KP-PP-1.1431.292.2021 Strona 2 z6 Nr dokumentu Mdok: 336155/06/2021/W Urząd Miasta Lublin nokaĄ M 8.3. Prosimy o wskazanie, jakie ma uprawnienia w ramach prowadzenia profilu. Prosimy o wskazanie roli zgodnie z klasyfikacją serwisu Facebook: https://www.facebook.com/help/289207354498410 a) Administrator - dostęp do Facebooka z pełną kontrolą b) Redaktor - dostęp do Facebooka z częściową kontrolą c) Moderator - dostęp do zadań: Odpowiedzi na wiadomości, Aktywność w społeczności, Reklamy, Statystyki d) Reklamodawca - dostęp do zadań: Reklamy, Statystyki e) Analityk - dostęp do zadań: Statystyki f) Inna - jaka? 8.3.1. Prosimy o informację o zakresie zadań związanych z wykonywaniem umowy na rzecz urzędu, chodzi o opisanie, jakie zadania znajdują się w umowie. 8.3.2. Prosimy o informację o wysokości miesięcznego wynagrodzenia, które firma zewnętrzna otrzymuje z tego tytułu. 9. Czy widoczność wpisów na gminnym profilu Facebook jest ograniczana? Chodzi o sytuacje, w których post nie jest tzw. wpisem publicznym. Część II — oficjalny profil W/B/P 10. Czy istnieje oficjalny profil wójta/burmistrza/prezydenta na Facebooku? a) tak b) nie 11. Czy prowadzenie oficjalnego profilu wójta/burmistrza/prezydenta na Facebooku jest opłacane z budżetu gminy? 12. Jeśli nie istnieje oficjalny profil, to czy wójyburmistrz/prezydent prowadzi swój własny profil, na którym informuje o sprawach, które dzieją się w gminie/mieście? Część III — reklama Gminy/miasta w mediach społecznościowych 13. Czy na którymkolwiek z profili na Facebooku, którego prowadzenie jest opłacane przez gminę, realizowane są działania reklamowe, takie jak płatna promocja profilu, konkretnych wpisów lub kampanie reklamowe? Chodzi o sytuacje, kiedy taka promocja jest opłacana z budżetu gminy. a) Tak - zarówno na profilu(ach) gminy, jak i wójta/burmistrza/prezydenta. b) Tak - tylko na profilu(ach) gminy c) Tak - tylko na oficjalnym profilu wójta/burmistrza/prezydenta. d) Nie - nie realizujemy płatnych kampanii reklamowych w social mediach. e) Inna sytuacja - jaka? 13.1. Prosimy o informację o łącznych kosztach płatnych kampanii reklamowych zrealizowanych w mediach społecznościowych gminy między 1 maja 2020 r. a 30 kwietnia 2021 r. (o ile dotyczy).” Znak sprawy: KP-PP-l.1431.292.2021 Nr dokumentu Mdok: 336155/06/2021/W Strona 3 z 6 Urząd Miasta Lublin NĄ A Odpowiadając na powyższe informuję, co następuje. Ad 1. Odpowiedź a). Ad 2. Odpowiedzi a) i b). Ad 3. Organ nie posiada dokumentów, o których mowa w pkt 3. Ad 4. Odpowiedź c). Ad 5. Odpowiedź b). Ad 6. Odpowiedź b). Ad 6.1. Nie dotyczy. Ad 7. oraz 7.1. Nie dotyczy. Ad 8. Odpowiedzi a) i b). Ad 8.1. Kierownik referatu, inspektor, pomoc administracyjna. Odnosząc się natomiast do pytania dotyczącego zakresu obowiązków pracowników urzędu związanych z prowadzeniem Facebooka informuję, że informacje w tym zakresie znajdują się już w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Lublin w zakładce: Informacja publiczna » Wnioski o udostępnienie informacji publicznej » 2021 » 120. Wniosek o dostęp do informacji publicznej dotyczący obsługi medialnej oraz mediów społecznościowych w Urzędzie Miasta Lublin (Część I, Ad 1.), link bezpośredni: https://bip.lublin.eu/informacja-publiczna/wnioski-o-udostepnienie-informacji- publicznej/2021/120-wniosek-o-dostep-do-informacji-publicznej-dotyczacy-obslugi-medialnej- oraz-mediow-spolecznosciowych-w-urzedzie-miasta-lublin,436,28072,2.html . Zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U.z 2020 r. poz. 2176), udostępnienie informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej wyłącza obowiązek ponownego jej udostępnienia na wniosek zainteresowanego w trybie art. 10 ust. 1 cyt. ustawy o dostępie do informacji publicznej (por. wyrok z dnia 1 grudnia 2005 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, sygn. akt II SA/Gd 436/05). Ad 8.2. Nie dotyczy. Ad 8.3. Znak sprawy: KP-PP-1.1431.292.2021 Strona 4 z 6 Nr dokumentu Mdok: 336155/06/2021/W Urząd Miasta Lublin A fi Odpowiedź a). Ad 8.3.1. 1) usługa prowadzenia fan page Miasta Lublin na portalu społecznościowym Facebook, w tym: a) wsparcie w zakresie prowadzenia fan page'a zwłaszcza po godzinach pracy Urzędu (od poniedziałku do piątku po godzinie 15:30 oraz w weekendy) - publikowanie postów, galerii zdjęć, filmów, linków; b) aktywizacja fanów; c) optymalizacja profilu i strategia jego rozwoju; d) interakcja z fanami; e) szybka publikacja przesłanych informacji; f) codzienne monitorowanie treści związanych z marką Lublin na portalach społecznościowych; g) comiesięczne raportowanie skuteczności działań; h) wykonywanie aplikacji konkursowych, i) sygnalizowanie pojawienia się informacji drażliwych, konsultowanie pożądanych rozwiązań; j) moderowanie forum, dyskusji, animacja i moderacja komentarzy pojawiających się na profilu; k) kreowanie nowych tematów do dyskusji, pytań; D wsparcie w zakresie obsługi graficznej profili Miasta Lublin w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram); 2) wsparcie działań komunikacyjnych poprzez wykorzystanie płatnych narzędzi Facebook Ads przy miesięcznym budżecie 400 zł (słownie: czterysta złotych 00/100) w okresie obowiązywania umowy, w tym: a) przeprowadzenia działań marketingowych _ w postaci wsparcia działań komunikacyjnych na profilu Miasta Lublin na portalu Facebook poprzez wykorzystanie płatnych narzędzi Facebook Ads (promocja postów lub promocja wydarzeń albo promocja zewnętrznych stron internetowych), skutkujących co najmniej 571 kliknięciami/aktywnościami łącznie, w danym miesiącu rozliczeniowym; b) promowanie za pomocą wyżej wymienionych narzędzi wskazanych postów lub wydarzeń lub stron www; c) dostarczenie raportu wykazującego ilość aktywności/kliknięć pod każdym z promowanych działań na koniec każdego miesiąca; 3) raportowanie: a) comiesięczne raporty podsumowujące wykonanie przedmiotu umowy; b) comiesięczne zestawienie trendów określających zainteresowania internautów mogących mieć związek z treściami promocyjnymi marki Lublin. Ad 8.3.2. 2952 zł brutto. Znak sprawy: KP-PP-l.1431.292.2021 Nr dokumentu Mdok: 336155/06/2021/W Strona 5 z 6 A — - Urząd Miasta Lublin HALĄ A m Ad 9. Nie. Część II. Ad 10. Odpowiedź a). Ad 11. Nie. Ad 12. Z uwagi na odpowiedź w zakresie pkt 10 - nie dotyczy. Część III. Ad 13. Odpowiedź d). Ad 13.1. Nie dotyczy. Sekretarz Miasta Lublin Andrzej Wojewódzki (dokument w postaci elektronicznej podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym) Załącznik: Klauzula informacyjna Znak sprawy: KP-PP-1.1431.292.2021 Strona 6 z 6 Nr dokumentu Mdok: 336155/06/2021/W

klauzula_informacyjna.odt

Informacja dotycząca ochrony danych osobowych (klauzula informacyjna): Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz .UE. L. Z 2016 r. Nr 119) - dalej: „RODO”), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Panu/Pani prawach, wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych: 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Lublin; dane adresowe: plac Króla Władysława Łokietka 1, 20–109 Lublin. 2. Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Pani/Pana praw związanych z przetwarzaniem danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować poprzez: email: iod@lublin.eu; lub pisemnie na adres Administratora danych: plac Króla Władysława Łokietka 1, 20–109 Lublin. 3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust.1 lit. c) RODO), w celu rozpatrzenia wniosku o udostępnienie informacji publicznej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz w celach archiwalnych. 4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych są przepisy powszechnie obowiązującego prawa, tj. ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. 5. Z danych osobowych będziemy korzystać do momentu zakończenia procedury rozpatrywania Pani/Pana wniosku, a następnie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ze względu na cele archiwalne w interesie publicznym, cele badań naukowych lub historycznych lub cele statystyczne – przez okres 5 lat. Po tym okresie dane podlegają ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez Archiwum Państwowe. W zależności od decyzji, okres wykorzystania danych w celach archiwalnych zostanie przedłużony lub dane zostaną usunięte. 6. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom, które są uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Ponadto, Pani/Pana ujawnione, z którymi Administrator zawarł umowę na świadczenie usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych, np. usług serwisowych dla systemów informatycznych (COIG S.A. z siedzibą: ul. Mikołowska 100, 40-065 Katowice), usług pocztowych lub kurierskich. 7. Pani/Pana dane nie będą podlegać automatycznym sposobom przetwarzania danych opierających się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, ani nie będą podlegać profilowaniu. 8. Pan/Pana dane nie trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Wielka Brytanię, Liechtenstein i Islandię). 9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące prawa: prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii w przypadkach, o których mowa w art. 15 RODO; prawo żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych w przypadkach, o których mowa w art. 16 RODO; prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach określonych w art. 17 RODO; prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w art. 18 RODO; prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji, gdy uznaje Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). 10. Podanie danych osobowych nie jest warunkiem przystąpienia do rozpatrywania wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Nie jest Pani/Pan zobowiązana/zobowiązany do ich podania. Udzielenie odpowiedzi na wniosek możliwe jest w sytuacji niepodania danych osobowych.