Załączniki

Odpowiedź_-_Informacja_publiczna_dla_Sieci_Obywatelskiej_Watchdog_Pol_VID2ipq.pdf

Łódź, 30.09.2020 r. DOM-ZKM-III.1431.4.2020 Stowarzyszenie Sieć Obywatelska Watchdog Polska ul. Ursynowska 22/2 02-605 Warszawa adres email: sprawa- 29364@fedrowanie.siecobywatelska.pl W związku z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej z dnia 28 września 2020 r. przekazuję odpowiedzi oznaczone pogrubioną czcionką wraz z wyjaśnieniami: 1. Jakie rozwiązania cyfrowe oferuje urząd mieszkańcom? (możliwy jest wybór kilku odpowiedzi) a) Załatwianie spraw za pośrednictwem ePuap b) Załatwianie spraw za pośrednictwem innej platformy, na której można podpisać się profilem zaufanym lub podpisem cyfrowym biznes.gov.pl, gov.pl – portal dla przedsiębiorców c) Usługi cyfrowe urzędu, w których identyfikacja jest zapewniona w autorski sposób. d) Zwykłym mailem Z zastrzeżeniem, iż ta forma korespondencji może dotyczyć tylko niewielkiego zakresu spraw dla których nie są przewidziane formalne procedury wniesienia dokumentu (np. przez ESP). e) Inny sposób 2. Jak oceniliby Państwo możliwość załatwienia całej sprawy przez Internet w Państwa urzędzie (prosimy wybrać jedną odpowiedź) a) Prawie wszystkie usługi są możliwe do realizacji bez pojawiania się mieszkańca/mieszkanki w urzędzie (ponad 75%) b) Większość usług urzędu jest już możliwa do realizacji bez pojawiania się mieszkańca/mieszkanki w urzędzie (od 50 do 75%) c) Duża część usług urzędu jest już możliwa do realizacji bez pojawiania się mieszkańca/mieszkanki w urzędzie (od 25 do poniżej 50%) d) Niewielka część usług urzędu jest już możliwa do realizacji bez pojawiania się mieszkańca/mieszkanki w urzędzie (poniżej 25% usług) e) Usługi urzędu w ogóle nie są dostępne przez Internet Obecnie Urząd Miasta Łodzi udostępnia możliwość złożenia wniosku z wykorzystaniem 82 formularzy udostępnionych na platformie ePUAP, 42 udostępnionych na platformie biznes.gov.pl. Średnio dziennie wpływa ok. 450 dokumentów elektronicznych na adres ESP Urzędu w stosunku do ok. 2000 wpływów papierowych. Udostępnianie kolejnych usług elektronicznych we wcześniejszych latach, dało pozytywny efekt wzrostu zainteresowania tą formą komunikacji. Wpływy ePUAP 2020 do 15.09 95307 2019 61154 2018 34904 2017 23840 2016 13126 2015 14413 2014 8960 2013 5098 2012 339 Należy również zaznaczyć, iż wiele usług elektronicznych (tzw. „formularzowych”) umożliwia złożenie wniosku zdalnie, jednak odbiór dokumentu musi nastąpić osobiście. Przykładem takiej usługi, która cieszy się dużym zainteresowaniem, jest wniosek o wydanie dowodu osobistego). 3. Czy, w momencie udzielania odpowiedzi na wniosek, w Państwa urzędzie funkcjonuje Elektroniczny Obieg Dokumentów? a) Tak b) Nie c) Trudno powiedzieć Należy odróżnić „Elektroniczny Obieg Dokumentów” od „systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją”. Systemy EOD mogą służyć do przekazywania dokumentów wewnątrz Urzędu, ale docelowo i tak akta spraw, czyli cała dokumentacja, gromadzona jest w postaci papierowej. Systemy klasy EZD umożliwiają dokumentowanie spraw elektronicznie. Jednakże istotne jest czy Urząd wskazał klasy z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) jako dokumentowane w systemie EZD. W wielu urzędach są wdrożone systemy EOD, EZD, ale nie wskazano kategorii spraw z JRWA jako dokumentowanych elektronicznie. A to oznacza, że urząd posiada system, ale dokumenty docelowo drukuje do akt papierowych. Na przykładzie Urzędu Miasta Łodzi – obecnie jako dokumentowane wyłącznie w systemie EZD wskazano 228 kategorii spraw (spośród wszystkich 535 kategorii spraw wg JRWA), co oznacza że dla każdej sprawy z tych kategorii, dokumentacja jest gromadzona w systemie EZD, wszystkie czynności kancelaryjne (przekazywanie, udostępnianie, dekretacje, akceptacje, podpisywanie itd.) są realizowane w systemie EZD. Dokumenty papierowe (np. wniosek papierowy złożony przez mieszkańca) są odkładane do tzw. składu chronologicznego (pracownik prowadzący sprawę pracuje na aktach elektronicznych). 4. Jakie problemy napotykają Państwo w transformacji cyfrowej urzędu? (możliwy jest wybór kilku odpowiedzi) a) Brak kadry, która miałaby wystarczające kompetencje do zaplanowania i wdrożenia zmian technologicznych związanych z transformacją. b) Pracownicy urzędu nie korzystają z istniejących już rozwiązań Zmiana sposobu zarządzania dokumentacją następuje, ale jest to proces trudny przede wszystkim z punktu widzenia zmiany mentalnej. Pracownicy Urzędu korzystają z istniejących rozwiązań, ale zakres wykorzystania może być szerszy w aspekcie zwiększania liczby procedur wewnętrznych realizowanych elektronicznie. c) Brak pieniędzy na poczynienie stosownych inwestycji d) Problemy z dostępną na rynku ofertą komercyjną lub państwową e) Inne, jakie? – ograniczenia w przepisach uniemożliwiające załatwianie spraw drogą elektroniczną i elektroniczne dokumentowanie spraw Dla wielu procedur obowiązują nadal archaiczne przepisy wymagające pisemności wniosku, dokumentów (pisemność rozumiana jako dokument z odręcznym podpisem na papierze), osobistego stawiennictwa, dołączenia oryginalnych papierowych załączników itd. Warto zwrócić również uwagę nie tylko na możliwości wniesienia wniosku elektronicznego, ale sposób realizacji całej sprawy (z punktu widzenia wnioskodawcy i urzędu). Niestety wdrażane rozwiązania na poziomie centralnym zamiast ułatwiać realizację spraw na poziomie samorządu, wprowadzają dodatkowe ograniczenia. Przykładem jest wdrożony system Reja24, Rejestr żłobów w systemie Emp@tia, System Karty Dużej Rodziny. We wszystkich tych systemach przewidziano możliwość złożenia wniosku elektronicznie. We wszystkich tych systemach przechowywane są dokumenty. Jednak w żadnym z tych przypadków nie przewidziano w przepisach prawa, w jaki sposób urzędy wykorzystujące te systemy winny prowadzić dokumentację. Nie jest bowiem wprost w przepisach wskazane, iż akta spraw są w całości prowadzone wyłącznie w tych systemach – bez obowiązku ich dokumentowania przez organ załatwiający sprawę. Dla żadnego z tym systemów nie przewidziano możliwości integracji z systemami EZD. W praktyce oznacza to, że wnioskodawca może złożyć wniosek elektroniczny, Urząd może obsłużyć sprawę elektronicznie (przynajmniej do poziomu osobistego wydania dokumentu). Jednakże, jeżeli Urząd wykorzystuje system EZD do dokumentowania tych kategorii spraw, musi ręcznie pobrać dokumenty z systemu centralnego, zapisać na dysk lokalny, przenieść do systemu EZD ponowie zarejestrować przesyłki w rejestrze przesyłek wpływających, zarejestrować sprawę w systemie EZD. Jeżeli natomiast Urząd prowadzi te sprawy tradycyjnie – papierowo – musi wydrukować wszystkie dokumenty, opatrzyć je znakami spraw, nanieść informację na wydruk o wyniku weryfikacji podpisu elektronicznego, odręcznie podpisać wszystkie dokumenty wychodzące. Rozwiązania centralne tym samym ułatwiają wnioskodawcy elektroniczne zainicjowanie sprawy, ale wymagają dodatkowych, zbędnych w praktyce czynności wewnątrz samego urzędu, nawet jeżeli Urząd osiągnął wysoki poziom cyfryzacji. 5. Czy uczestniczą Państwo obecnie w jakimś programie cyfrowej transformacji urzędu, np. na poziomie regionu lub wdrażanym samodzielnie? a) Tak, i wiążą z nim Państwo wielkie nadzieje na zmiany Rozważane jest stworzenie swego rodzaju „wewnętrznego centrum kompetencji cyfrowych” - realizacja wewnętrznych szkoleń dla pracowników z zakresu ICT, wdrażane są systemy umożliwiające elektroniczne złożenie wniosków w ramach tzw. Inteligentnej Polityki Społecznej, wdrażany jest system Zarządzania Finansami Miasta itd. b) Tak, ale mają Państwo obawy czy to wystarczy c) Nie, nie ma takiej potrzeby - większość rozwiązań już jest wdrożona d) Nie, choć byłaby taka potrzeba e) Inne, jakie. Dyrektor Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Małgorzata MARKOWSKA