ZARZĄDZENIE NR „1ŻD4A..119/V1u/s
PREZYDENTA MIASTA GDYNI
zdnia ...d-a.) (Q---.--.. 2019 r. i
w sprawie wprowadzenia procedury przeciwdziałania korupcji, konfliktom
interesów i nadużyciom finansowym w Urzędzie Miasta Gdyni.
Na podstawie art. 33 ust. 38 i 5 ustawy zdnia 8 marca 1990r. o samorządzie
gminnym (Dz. U. z 2019r. poz. 506, 1309i 1696) zarządza się, co następuje:
51.VVprowadza się procedurę przeciwdziałania korupcji, konfliktom interesów
imadużyciom finansowym w Urzędzie Miasta Gdyni, stanowiącą załącznik do
; niniejszego zarządzenia.
52.1. Zobowiązuje się:
1) kierowników samodzielnych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Gdyni do
zapoznania podległych im pracowników z treścią procedury, o której mowa w $ 1;
2) komórkę właściwą ds. kadrowych w Urzędzie do zapoznawania nowo
zatrudnianych pracowników z niniejszą procedurą.
2. Oświadczenia o zapoznaniu się pracownika z procedurą są
przechowywane w aktach osobowych pracownika.
5 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się dyrektorowi Urzędu
Miasta Gdyni.
54. zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Prezydent Miasta Gayni
Wojciech Szczurek
wz. PREZYDENTA MIASTA GDYNI
kMatarzywda e " Jach.
>
Załącznik do zarządzenia 13. Jf1O0NI/sS
Prezydenta Miasta Gdyni
z dnia .-H... „l. ©....2019 r.
Procedura przeciwdziałania korupcji, konfliktom interesów i nadużyciom
finansowym w Urzędzie Miasta Gdyni
[R Przeciwdziałanie korupcji, konfliktowi interesów i nadużyciom
finansowym
51.1. Przez korupcję należy rozumieć wykorzystywanie władzy publicznej dla
celów prywatnych, czyli takie zachowanie osoby pełniącej funkcję publiczną,
w wyniku którego wzbogaca się ona w sposób bezprawny i nieuzasadniony lub
przyczynia się do wzbogacenia osób sobie bliskich, poprzez niewłaściwe
wykorzystanie powierzonej władzy, w szczególności:
a) przekupstwo, i
b) łapownictwo,
c) płatną protekcję,
d) nepotyzm.
2. Przez konflikt interesów rozumie się sytuację, w której osoba pełniąca
funkcje publiczne lub biorąca udział w prowadzeniu postępowania o udzielenie
zamówienia lub mogąca wpłynąć na wynik tego postępowania ma, bezpośrednio lub
pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes . osobisty, któ ry
postrzegać można jako zagrażający jej bezstronności i niezależności w związku z
rozstrzyganiem indywidualnej sprawy z . zakresu administracji publicznej lub
postępowaniem o udzielenie zamówienia.
3. Przez nadużycie finansowe rozumie się jakiekolwiek umyślne działanie lub i
zaniechanie naruszające interesy finansowe gminy, skarbu państwa lub UE, a w
szczególności:
a) kradzież, - a
, b) korupcję,
c) sprzeniewierzenie środków publicznych,
d) fałszerstwo.
52. Stanowiskami narażonymi na możliwość prób korupcyjnych, nadużyć oraz
wystąpienie konfliktu interesów są wszystkie stanowiska urzędnicze w Urzędzie
Miasta Gdyni (dalej zwanym: Urzędem), na których pracownicy: .
a) prowadzą postępowania administracyjne, od których zależą prawa lub obowiązki
majątkowe stron takich postępowań,
b) wykonują czynności związane z udzielaniem zamówień publicznych,
G) biorą udział w procesie rekrutacji na wolne stanowiska w Urzędzie.
53. Przeciwdziałanie korupcji, konfliktowi interesów i nadużyciom finansowym
jest realizowane poprzez następujące działania: ,
10 zapewnienie jawności przy realizacji zadań administracji publicznej,
z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów szczególnych,
2) stosowanie przejrzystych procedur postępowania znanych i dostępnych
wszystkim zainteresowanym podmiotom oraz pracownikom Urzędu (m.in.
poprzez repozytorium SIDAS, Lex Bazę Dokumentów), a w szczególności:
a) Instrukcji udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Gdyni,
b) Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych
ewidencjonowanych i rozliczanych w Wydziale Budżetu i w. Vydziale
Księgowości Urzędu Miasta Gdyni,
3) monitorowanie procesów pod kątem możliwości wystąpienia w nich zagrożeń
korupcyjnych oraz analizowanie ryzyka wystąpienia działania korupcyjnego
i podejmowanie odpowiednich działań zaradczych,
4) funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i analiza rezultatów kontroli prowadzonej
przez:
a) Samodzielny Referat Kontroli Finansowej - celem: ujawnienia ewentualnych
zjawisk niegospodarności, marnotrawstwa i nadużyć, ustalenia przyczyn i |
skutków stwierdzonych nieprawidłowości, wskazania sposobów i środków
umożliwiających usunięcie nieprawidłowości, zabezpieczenia dowodów
świadczących [o] popełnieniu przestępstwa i ustalenie osób winnych
naruszenia dyscypliny finansowej celem skierowania do postępowania '
dyscyplinarnego,
b) Biuro Kontroli - w zakresie: realizacji merytorycznych zadań, finansowo-
księgowym, prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymii,
przestrzegania procedur nałożonych przepisami prawa, a także przyjmowanie
wniosków w sprawach dostrzeżonych nieprawidłowości, opracowywanie
zawiadomień właściwych organów w przypadku podejrzenia popełnienia
przestępstwa i upowszechnianie wzorcowych rozwiązarńi i metod
organizacyjnych stwierdzonych w trakcie kontroli,
5) podnoszenie kwalifikacji pracowników w zakresie wiedzy merytorycznej oraz
świadomości zagrożeń, korupcyjnych, w tym m.in. poprzez szkolenia z zakresu
etyki w ramach służby przygotowawczej,
6) stałe podnoszenie świadomości pracowników w zakresie promocji etycznych
wzorców postępowania, wskazanych m.in. w Kodeksie etyki pracowników Urzędu
Miasta Gdyni oraz przykładach dobrych praktyk.
54.VV Urzędzie wykorzystywane i stosowane są przewidziane prawem
mechanizmy, zapewniające kontrolę zachowania bezstronności przez osoby
zajmujące stanowiska, o których mowa ws2 (przeciwdziałające konfliktowi
interesów), w szczególności:
1) zakaz łączenia zatrudnienia w Urzędzie z mandatem radnego Miasta Gdyni;
2) zakaz zatrudniania w Urzędzie krewnych i powinowatych, w określonym prawem
stopniu, na stanowiskach implikujących bezpośrednią podległość służbową
tychże;
3) zakaz podejmowania przez urzędnika zajęć pozostających w sprzeczności lub
związanych z zajęciami, które wykonuje w ramach obowiązków służbowych,
wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność oraz
zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi z ustawy;
4) odbieranie od urzędników oświadczeri dot. prowadzenia przez nich działalności
gospodarczej i kontrola przestrzegania przez nich zakazów i ograniczeri
wynikających z przepisów;
5) odbieranie od urzędników wydających decyzje administracyjne oświadczeń
majątkowych, kontrola przestrzegania przez nich zakazów i ograniczeń
wynikających z przepisów.
"85.1. Osoby zatrudnione na stanowiskach, o których mowa w 5 2, winny
w trakcie wykonywania obowiązków służbowych:
10 wyłączać się z udziału w sprawie, w sytuacjach mogących budzić wątpliwości
co do ich bezstronności, zgodnie z przepisami ustawy Kodeks postępowania
administracyjnego,
2) wyłączać się z udziału w czynnościach w postępowaniu o udzielenie zamówienia
pubiicznego, zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych,
3) spotykać się z interesantami, przedstawicielami strony lub świadkami wyłącznie w
godzinach pracy Urzędu oraz w pomieszczeniach Urzędu lub, jeżeli zachodzi
taka konieczność, spotykać się z interesantami, przedstawicielami strony lub
świadkami w innych miejscach i terminach związanych z postępowaniem —
w miarę możliwości w obecności świadka (innego urzędnika),
4) w przypadku sprawy wykraczającej poza uprawnienia pracownika, ale
mieszczącej się w zakresie kompetencji gminy, kierować. interesanta deo
właściwego pracownika lub komórki organizacyjnej Urzędu,
5) powstrzymać się od przyjmowania prezentów lub innych korzyści mogących
podważyć zaufanie co do bezstronności przy podejmowaniu decyzji, a fakt
proponowania prezentu lub innej korzyści niezwłocznie zgłaszać bezpośredniemu
przełożonemu. "
2. zasady postępowania opisanej w ust. 1 pkt 5 nie stosuje się w przypadku
otrzymania materiałów promocyjnych i informacyjnych przekazanych przez
interesantów lub otrzymanych wraz z materiałami szkoleniowymi (druki, foldery, płyty
CD, DYD, pendrive z materiałami, kalendarze, długopisy itp.) powszechnie
przekazywanych w formie reklamy i promocji.
56. Przyjmuje się następujące deklaracje dotyczące działalności Urzędu,
które podporządkowane są następującym zasadom:
1) podejmowanie działań w kierunku zwalczania zagrożeń korupcyjnych,
2) podnoszenie świadomości pracowników w zakresie możliwości przeciwdziałania
występującym zagrożeniom korupcyjnym, charakterystycznym dla funkcji gminy, -
3) podejmowanie właściwych działań w odniesieniu do zagrożeń i praktyk
korupcyjnych, o
4) funkcjonowanie w oparciu [e] przejrzystą strukturę organizacyjną, będącą
gwarancją efektywnego, skutecznego i zgodnego z prawem działania,
>
5) ograniczenie uznaniowości w podejmowaniu rozstrzygnięć przez pracowników
Urzędu,
6) zapewnienie klientom szerokiego i łatwego dostępu do dokumentów i informacji,
które nie są. objęte tajemnicą ustawowo chronioną lub ochroną prawa do
prywatności, .
7) kierowania pracowników na szkolenia w celu podnoszenia ich kwalifikacji
zawodowych i wspieranie identyfikacji z miejscem pracy.
IE. Postępowanie w przypadku wykrycia zjawisk korupcyjnych i działań
niepożądanych
87.1. Postępowanie w przypadku uzasadnionego podejrzenia wykrycia
działania korupcyjnego polega na każdorazowym przekazywaniu, w formie
wymaganej stosownymi przepisami oraz zgodnie z wymogami formalnymi
określonymi w przepisach, zawiadomienia do właściwych organów państwa. Do
zawiadomienia dołącza się wszelkie dokumenty mogące pochodzić z różnych źródeł,
do których należą w szczególności:
1) zgłoszenia pracownika — pracownik w razie wykrycia przypadku korupcji |
powiadamia o zdarzeniu bezpośredniego przełożonego w formie ustnej lub
pisemnej (w tym elektronicznej). VV uzasadnionych przypadkach przekazanie
informacji może się odbyć z pominięciem drogi służbowej. Bezpośredni
przełożony niezwłocznie powiadamia o zdarzeniu dyrektora Urzędu, który
zawiadamia organy ścigania. Pracownik opisuje zdarzenie w notatce służbowej.
Każdorazowe pracownik zgłaszający nieprawidłowości lub podejrzenie korupcji
będzie podlegał ochronie przed działaniami odwetowymi. Może to nastąpić m.in.
przez ochronę tożsamości osoby zgłaszającej oraz ochronę przed jakimkolwiek
niekorzystnym traktowaniem, mogącym być wynikiem ujawnienia informacji,
2) zgłoszenie anonimowe,
3) skargi i wnioski,
4) pozostałe źródła zewnętrzne — informacja o podejrzeniu wystąpienia zdarzenia
korupcyjnego może pochodzić z innych źródeł niż wskazane wyżej, np. publikacje |
prasowe. Każdorazowe tego typu informacje będą traktowane z należytą i
starannością oraz zgodnie z procedurami obowiązującymi w Urzędzie |
w przedmiotowym zakresie. |
2. VV przypadku realizacji projektów finansowanych ze środków UE, gdy został
utworzony mechanizm sygnalizacyjny umożliwiający zgłaszanie nieprawidłowości
(np.: w postaci dedykowanego adresu poczty elektronicznej), komórka organizacyjna
odpowiedzialna za realizację projektu informuje pozostałych pracowników Urzędu o
tym mechanizmie.
Ni. zarządzanie ryzykiem
5 8. 1.VV celu zarządzania ryzykiem wystąpienia nadużyć i korupcji w
Urzędzie przyjęto metodę określoną w zarządzeniu Prezydenta Miasta w sprawie
organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Gdyni.
2. zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym, którego elementami są:
+
aan mow mam ao O wo a Jm uu LU" "CZ ZZŻJ(C fLĆ |
1) identyfikacja ryzyka wystąpienia nadużyć, w tym finansowych w odniesieniu do
celów i zadań, ,
2) oszacowanie ryzyka i określenie poziomu ryzyka, jaki jest możliwy do
zaakceptowania, j
3) podjęcie odpowiednich działań zaradczych mających na celu obniżenie ryzyka do
tego poziomu,
4) ocena prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń i ich skutków,
5) monitorowanie zagrożeń nadużyć finansowych, -
6) projektowanie czynności kontrolnych w obszarach zagrożer korupcyjnych.
59.Odpowiedzialność za przeprowadzenie rzetelnego oszacowania ryzyka
nadużyć finansowych ponosi kierownik komórki organizacyjnej w rozumieniu
Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Gdyni.
"510.1. Kierownik właściwej komórki organizacyjnej lub osoba przez niego
wyznaczona identyfikuje specyficzne zagrożenia dla wszystkich etapów badanego
procesu, które mogą powodować nadużycia finansowe.
2. Etapy szacowania ryzyka:
4) określenie, na jakie nadużycia narażony jest projekt,
2) zidentyfikowanie obecnie posiadanych środków, które przeciwdziałają
nadużyciom finansowym,
3) ocena, czy posiadane mechanizmy kontrolne sprowadzają ryzyka do poziomu |
akceptowalnego, - |
4) w sytuacji gdy z oceny wynika, iż posiadane Środki nie sprowadzają ryzyka do
poziomu akceptowalnego - wprowadzenie narzędzi sprowadzających ryzyko do
poziomu akceptowalnego oraz przeprowadzenie ponownej analizy ryzyka;
wprowadzenie mechanizmów kontrolnych oraz analiza czy spełniają rolę
obniżającą istniejące ryzyko.
5 11.1. Do oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka nadużyć istotne
jest ustalenie poziomu ryzyka (PR), który jest iloczynem prawdopodobieństwa
wystąpienia ryzyka (P) oraz skutku (S) i oblicza się wg wzoru:
PR == |Px 5
Gdzie każdy z parametrów może przyjmować wartości w przedziale 1-5, minimalna
wartość = 1. -
"2. Skalę ryzyka obrazuje poniższa tabela:
Liczbowa Poziom ryzyka Reakcja na ryzyko
wartość poziomu - j
zyka PR
| od 8 do 12 Akceptacja. podjęcie decyzji przez właściciela
zasobu sm i
3. Arkusz zarządzania ryzykiem związanym z realizacją procesu stanowi
załącznik do niniejszej procedury.
$ 12. Do podstawowych mechanizmów kontrolnych w Urzędzie zalicza się:
1) regulacje zewnętrzne i wewnętrzne,
2) zakresy czynności i obowiązków pracowników,
3) system zarządzania informacją i raportowania,
4) stosowanie w pracach zasady komisyjności: „czworga oczu” i „dwóch par rąk”,
5) obowiązki w zakresie nadzoru,
6) rozpatrywanie skarg i wniosków,
7) analiza wiarygodności i solidności kontrahentów,
8) stosowanie zasady rozliczalności,
9) monitorowanie ryzyka,
10)kontrola dokumentacji.
Załącznik do Procedury przeciwdziałania korupcji konfiktom interesów
inadużyciom finansowym w Urzędzie Miasta Gdyni
Arkusz zarządzania ryzykiem związanym z realizacją projekt ...............
Lp. | Etap projektu i J ACOWAN Mechanizmy | Istniejące | Określenie | Osoby
(opis) Ryzyko | Podatność | Zagrożenia | Prawdopo- | Skutek | Poziom | Kontroli | zabezpie. sposobu | zarządzające
(opis) | ISłabości | (ops) | obieństwo | S$ | ryzyka= czenia | postępowa-
P Px$ technicznel | niaz
organizacyj | ryzykiem,
nelime Opis
dodatkowych
zabezpieczeń
SEZRÓR | EET | |
| JZME 1 GE ZE JZK | A
5-5 |
EE ESEJE WZ RJ Eo 8 A
Naczelnik Wydziału kierownik referat aaa
(podpis)
Podatność - to miara możliwych przyszłych strat dla projektu, które mogą wynikać z podjętych działań lub zachodzących losowych zdarzeń, Jest to
ilościowo określany potencjał strat
Slabość - zw. słaby punk, aspekty, które mogą Sprzyjać powstaniu zagrożenia.
Zagrożenie - połencalna przyczyna zdarzenia nadużycia, którego skutkiem może być szkodalstrata.
_ Prawdopodobieństwo - stopień peumości, że zdarzenie związane z nadużyciem wystąpi.
| Skutek - rezultat nadużyć, następstwo.
Iechanizm kontrli- narzędzia, kóre obniżają istniejące ryzyko.
| Istniejące zabezpieczenia - rozwiązania, kóre zmniejszają ryzyko, środki konto
|
